Maria Guercio

La centralità della funzione documentaria come parte integrante dei sistemi informativi degli enti e delle imprese è sempre più evidente nei processi di trasformazione in corso e ha le sue basi nella natura stessa del documento e dei relativi sistemi archivistici. L'informazione documentaria è infatti fonte informativa privilegiata perché rappresentazione affidabile e duratura delle attività di lavoro e dei processi decisionali. Deve tuttavia rispondere - sia in ambiente tradizionale che in quello digitale - ad alcune condizioni: la qualità dei contenuti, la correttezza dei processi di formazione e tenuta e l'efficienza e rapidità nella comunicazione e nel recupero.
Un'adeguata riflessione in questo settore deve basarsi quindi in primo luogo sulla piena comprensione del concetto di documento e della sua capacità nelle società complesse di rispondere ad esigenze di certezza giuridica e di stabilità della memoria, oltre che di contenuti informativi completi, accurati e affidabili.
La finalità dei sistemi documentari ha sempre avuto l'obiettivo "utilitaristico" di facilitare lo scambio e i rapporti giuridici, garantendo condizioni equilibrate in un contesto dato di credibilità. A tal fine è, in particolare, necessario che si stabiliscano, almeno all'interno di una organizzazione, strumenti di individuazione e controllo delle responsabilità per la produzione e tenuta dei documenti e si sviluppino procedure e strumenti in grado di identificare in modo certo nel tempo e nello spazio quali siano i documenti prodotti e conservati in riferimento alle
specifiche attività di cui sono il risultato. La dimensione ora descritta ha caratterizzato per secoli tutte le tradizioni documentarie, sia pure con diverse specificità nell'utilizzo degli strumenti e delle procedure di gestione e controllo.